Repekt for andres tid

Publisert 28. oktober 2016

Misbruker andre din tid ved ikke å holde avtaler? Skal vi akseptere at «slik er det bare», eller kan vi ta ansvar og gjøre noe med problemet?

Du har folk rundt deg som sier «jeg skal prøve», og du vet med 90 prosent sikkerhet at det aldri kommer til å skje. Andre sier det samme, og i 90 prosent av tilfellene skjer det. Med familie, naboer, bekjente og andre du må forholde deg til, erfarer du etter hvert hva du kan forvente. Det du «ser gjennom fingrene med» og opplever som nesten litt sjarmerende hos naboen, vurderer du annerledes hos dine ansatte. Det finnes nok av eksempler på at man ansetter en bekjent, for så å oppleve at det ikke fungerer og at vennskapet får seg en alvorlig knekk.

Noen få løper foran og viser vei. De fleste løper etter så godt de kan. Et mindretall må du stadig stoppe opp og vente på. De vimser rundt, lager støy og stjeler andres tid. Hvor ofte har du ikke opplevd å komme på jobb med klare planer for dagen, for på ettermiddagen å oppdage at få av disse tingene har blitt gjort? Pulsen stiger, du er rastløs og småforbannet. Verdifull tid du kunne brukt til noe meningsfylt, forsvinner. Du er på etterskudd, og muligheten til å holde dine egne inngåtte avtaler henger i en tynn tråd. Alt for sent, dukker det opp et uskyldig ansikt med standardfrasen «Beklager, men …». Det denne personen skylder på for ikke å ha gjort jobben, er ofte vedkommendes egen manglende evne til å holde avtaler. Ironisk nok.

Du investerer i ny teknologi. Selgeren sier «No problem, dette fikser vi, alt er oppe og går torsdag». Ja vel, tenker du, når du står der tre uker senere med størstedelen av marerittet bak deg. Du bestemmer deg for å gjøre det annerledes neste gang.

Kanskje er du en av de heldige som sjelden opplever slike situasjoner, men mange kan bekrefte at problemet er blitt større de siste årene. Hvorfor?

• Er kravene til effektivitet blitt så store at det er umulig å holde det vi lover?
• Er det mangel på ansvarsfølelse? «Alle andre gjør det, og derfor kan vel også jeg.»
• Er det misforstått snillisme, der vi så gjerne vil mer enn vi får til?
• Er det mangel på struktur og evne til å organisere egen tid?

Minst to av punktene over er aktuelle for dem som til stadighet ikke holder avtaler – for det er som regel de samme som går igjen. I enkelte bransjer er dette blitt en ukultur vi stilltiende aksepterer. Du vet at når han sier «ferdig om to dager», så betyr det minst en uke. Du innkalkulerer forsinkelsen, og aksepterer at slik er det bare.

Løsninger

Finnes det fungerende løsninger på problemet? Hvordan ta ansvar og gå offensivt til verks uten å fornærme andre? En god start er å begynne med deg selv. Tenk konsekvenser av at du selv ikke holder avtaler. Hvor mye frustrasjon skaper du for den du ignorerer? Gjør avtalebryteren oppmerksom på konsekvensene. Høflig, bestemt, direkte, saklig og rolig kan det ubehagelige kommuniseres uten å skape dårlig stemning. Kommuniser tydelig at en del av kulturen i din bedrift er «VI HOLDER DET VI LOVER, INTERNT OG EKSTERNT». Dette forplikter, samtidig som det har god PR-effekt.

Den notoriske tidstyven krever tydelige rammer. Gjør det klart at det for deg er helt uinteressant hvorfor avtaler ikke blir holdt. Det eneste interessante er hva vedkommende vil gjøre for å unngå at det skjer igjen. Det er uinteressant hva som er problemet i slike tilfeller. Det eneste interessante er hva som er løsningen. En person som tar ansvar, er til å stole på og regne med. Vedkommende er pålitelig. Ansvarlighet er å bry seg om. Det er ansvarlig å si ifra slik at den som ikke holder avtaler, kan korrigere sin adferd. Det motsatte av å ta ansvar er å ignorere, gå i forsvar eller trekke seg unna. Det finnes et utall varianter av notoriske tidstyver. Fellestrekket er at du sjelden eller aldri får det produktet du bestiller til avtalt tid. At noe uforutsett skjer er regelen, ikke unntaket. Her får du noen typer av tidstyver det er lett å kjenne igjen:

Squash-vegg

Squash er et spill som krever hurtighet og kondisjon. Ballen blir sendt i veggen og kommer ofte uforutsigbart tilbake. Den ufeilbarlige typen som er verdensmester i å bortforklare seg, opptrer på samme måten. Dette er typen som ganske enkelt ikke tar berettiget korreksjon inn over seg, en person som påtar seg et ansvar, men som delegerer skylden når det går galt.

Naiv

Misforstått snillisme er en utfordring. Du møter til tider typen som sier «ja» og tar på seg oppgaver uten å tenke konsekvenser. Dette skyldes som regel behovet for å bli godt likt. Konsekvensene når ting ikke blir levert, er naturlig nok det motsatte.

Ustrukturert

Manglende evne til å holde fokus på én sak om gangen er lite effektivt. Profesjonalitet kan beskrives som «evnen til å gjøre det du gjør når du gjør det». Hos denne typen skjer det så mye på en gang at lite blir gjennomført.

20/80-regelen sier at 20 prosent av de ansatte står for 80 prosent av resultatene og 20 prosent av de ansatte står for 80 prosent av problemene. En leder bruker ofte 80 prosent av tiden sin på de som genererer problemene. Gode rekrutteringsprosesser og god ledelse kan med andre ord frigjøre 80 prosent av en leders tid. Det er noe å strekke seg etter! Utfordringen når du ansetter er å forsøke å se inn i fremtiden. Intervjuer du en person som er verdensmester i å prate og «prøve så godt han kan» uten å levere resultater, eller snakker du med en som ganske enkelt får tingene til å skje? Gode verktøy og rutiner minimerer risikoen for å ansette mennesker som stjeler av din tid.

TEKST: Ivar Bruvoll, daglig leder i Performia Norge AS