Referansesjekk – bortkastet tid eller en kilde til avgjørende informasjon?

Publisert 6. september 2017

Rekruttering handler først og fremst om å skaffe tilstrekkelig og relevant informasjon. Å tro at du vet, for så å håpe at det ordner seg, er et sjansespill som avgjøres av flaks eller uflaks.

For noen fremstår referansesjekking som vanskelig, tidkrevende og med liten gevinst. Andre får både avgjørende informasjon for en eventuell ansettelse og viktige opplysninger som fører til riktig oppfølging med rask integrering i arbeidsmiljøet og produktivitet i stillingen som resultat.

For å være sikker på at informasjonen du henter inn er relevant når du gjør en referansesjekk, kan det være lurt å fokusere på disse punktene:

• Du velger selv hvem som skal kontaktes. Personer som har noe å skjule, er som regel mestere i å dekke over dette. En relevant referanse er en person kandidaten har rapportert til og som kan si noe om kandidatens pålitelighet, evne til å skape resultater, mellommenneskelige egenskaper, sterke sider og forbedringsområder, etc. Dersom referansene som er oppgitt ikke er relevante, står kandidaten overfor en utfordring når dette skal begrunnes.

• Skriftlige sluttattester har som regel liten verdi og forteller ofte mer om forfatterens skriveferdigheter og formuleringsevne enn kandidaten. Ofte er en god sluttattest gitt som en hjelp til en lite egnet medarbeider til å skaffe seg ny jobb.

• Nullstill før du sjekker referanser. Det er en menneskelig svakhet at vi har en tendens til å søke den informasjonen vi helst vil ha. Har du fått en god søknad/CV og gjennomført et perfekt intervju der kjemien og alt annet stemmer, kan det være vanskelig å stille objektive spørsmål. Husk at det alltid er bedre ikke å ansette, enn å ansette feil person.

• Sjekk alltid mer enn én referanse. Det kan være ulike grunner til at du får en god beskrivelse av en dårlig kandidat og en dårlig beskrivelse av en god kandidat. Eksempler kan være:

• referansen er udugelig i jobben sin og snakker negativt om personer som leverer gode resultater
• bedriften ønsker å bli kvitt kandidaten
• referansen er bare snill og hyggelig og har liten forståelse for hvorfor verdiskaping og resultater er viktig
• referansen er en god venn av kandidaten og dekker over kandidatens svakere sider

• Et referansesjekk-skjema har liten verdi hvis du ikke er oppriktig interessert og god til å stille oppfølgingsspørsmål. Tør å stille direkte spørsmål. Eksempler på slike kan være: «har du eksempler på…», «hva mener du med…».

• Bruk informasjonen kandidaten oppgir i søknad/CV/intervju og få referansepersonens synspunkt på uttalelser og svar fra kandidaten. Mens den ene jobbsøkeren gjerne skryter på seg litt ekstra, er den andre beskjeden og underselger seg selv. Få bekreftelser og utfyllende informasjon.

• Hold hovedfokus på det viktigste. Hva er avgjørende for å lykkes i stillingen? Egenskaper som pålitelighet, samarbeidsevne, effektivitet, fokus på verdiskaping og resultater, selvstendighet, etc., er det en selvfølge å få vite mer om. Som målestokk for disse og eventuelle andre egenskaper, kan du bruke en dyktig medarbeider du har eller har hatt ansatt i stillingen.

Når du innleder en referansesjekk, gjelder de samme reglene som når du gjennomfører intervjuer. Inviter til en uformell og åpen dialog, der informasjonen flyter naturlig. Samtidig må du være konkret og tydelig, for å unngå å ende opp med generaliseringer og koseprat. Ikke la referansen ta styringen over hvilken informasjon du får. For å komme i gang etter innledende presentasjon, kan du spørre om en kort og konkret beskrivelse av personen: «Hva er det første du tenker når jeg nevner kandidatens navn?»

Eksempler på spørsmål du kan stille når gjør en referansesjekk:
• I hvilken rolle mener du personen vil trives og yte best, om du ser bort fra denne stillingen?
• Hvilke konkrete resultater skapte vedkommende og hvordan var hennes/hans resultat sammenlignet med andre i tilsvarende stilling?
• Hvordan utviklet personen seg over tid, fikk vedkommende mer ansvar og flere oppgaver?
• Har du eksempel på at personen tok tak i saker på eget initiativ?
• Utover det som er målbart i volum eller kroner, hva bidro personen med til fellesskapet i bedriften?
• Møtte personen til avtalt tid, og leverte vedkommende det hun/han skulle til avtalt tid?
• Hvor mange sykedager hadde personen i perioden hos deg?
• Hvorfor sluttet vedkommende hos deg?
• Hvordan fungerte personen i oppsigelsestiden, holdt vedkommende fokus og sørget for at det var godt tilrettelagt for den som overtok jobben?
• Ingen er perfekte, hva synes du denne personen kan forbedre?
• Hva er viktig å tilrettelegge for at personen skal komme raskt inn i en ny stilling og levere gode resultater over tid?
• Dersom du hadde en passende, ledig stilling i ditt firma, ville du ansatt vedkommende igjen?
• På en skala fra 1–10 der 10 er best, hvordan rangerer du personen?
• Hvordan tror du personen vil passe i stillingen hun/han har søkt på?
• Er det andre ting du synes det er viktig at vi vet om kandidaten?

Er det den første jobben til kandidaten? Finn en aktivitet personen er stolt over å ha deltatt i. Det kan være en sommerjobb, et studieprosjekt, lag eller organisasjoner. Her bør det være enkelt å finne en referanseperson.

Har personen jobbet i samme firma i 10 år og jobber der fortsatt? Da finnes det sikkert en som har sluttet i firmaet som kan være en relevant referanse.

Det finnes mange ulike scenarier som gjør det vanskelig med relevante referanser, men som regel er det bare vanskelig om kandidaten selv gjør det vanskelig.

Gi oss gjerne tilbakemelding med gode innspill på hvordan du sjekker referanser.
Ønsker du å vite mer om referansesjekk og Performias tjenester? Ta kontakt, så får du mer informasjon!

Artikkelen er skrevet av Ivar Bruvoll